В соответствии с порядком рассматриваются обращения в письменной форме или в форме электронного документа, доставленные лично, поступившие посредством почтовой связи, информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными способами, а также устные обращения, полученные в ходе личного приема граждан и по телефону.
Информация о местонахождении комитета, контактные телефоны, требования к письменным обращениям граждан, график личного приема граждан размещаются на официальном сайте комитета в сети «Интернет» (www.small.lenobl.ru) и на информационных стендах в помещениях комитета.
Личный прием граждан проводится председателем комитета и(или) уполномоченными им должностными лицами в соответствии с графиком, утвержденным председателем комитета.
Предварительную запись на личный прием к председателю комитета и(или) уполномоченным им должностным лицам, учет устных обращений и учет граждан, обратившихся на личный прием, осуществляет работник комитета, на которого в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) и актами председателя комитета возложены функции по ведению делопроизводства.
При личном приеме гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий личность.
В отношении каждого гражданина, принятого на личном приеме, заполняется карточка личного приема. В карточку личного приема заносятся сведения о гражданине, краткое содержание устного обращения, информация о результатах рассмотрения устного обращения.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема. Отметка о согласии гражданина на получение устного ответа проставляется в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Рассмотрение обращений граждан включает прием обращения, регистрацию, рассмотрение обращения по существу, подготовку и направление ответа по результатам рассмотрения обращения.
Прием, регистрацию и учет поступивших в комитет обращений осуществляет работник комитета, на которого должностным регламентом (должностной инструкцией) возложены функции по ведению делопроизводства, по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утвержденной постановлением Губернатора Ленинградской области от 13.02.2018 № 4-пг.
По просьбе обратившегося гражданина ему может быть выдана расписка установленной формы, подтверждающая получение обращения комитетом. Отметки на копиях или вторых экземплярах обращений не делаются.
При направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в случае необходимости запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в органы государственной власти и должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Сведения, содержащиеся в обращениях, а также
персональные данные гражданина могут использоваться только в служебных целях и
в соответствии с полномочиями должностных лиц комитета.
Разглашение информации о частной жизни гражданина, содержащейся в обращении, без его согласия запрещается. Не является разглашением информации о частной жизни гражданина направление письменного обращения в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.